Projektlederen som forandringsagent

Af Christian Munch Svendsen, © 2015

Forandringsledelse er strategiens onde tvilling. At mestre både det strategiske og det menneskelige er det, der adskiller gode projektledere fra de bedste.

Projekter er ofte det, vi kalder det, når strategier og forandringer skal gennemføres. At være forandringsagent er at mestre kunsten at engagere og ændre andres adfærd, for at opnå forretningsmæssige- eller politiske mål. Kombinationen af god planlægning og kunsten at opbygge og vedligeholde sunde relationer – for derigennem at opnå mål og samtidig bevare tillid og respekt – er tegnet på en sand projektLEDER.

Metoder og adfærd

En ting er at have værktøjskassen og planen i orden, en anden ting er at bruge sit værktøj og følge sin plan: Forskellen mellem teori og praksis; en god projektleder og forandringsagent mestrer veltilrettelagte handlinger, udført med de rette værktøjer.

Kend dit netværk

Ligesom man bruger CRM systemer til at strukturere salg, er det en god start at strukturere sit arbejde med de væsentligste interessenter i projektet. Nogle begår den fejl, at de laver en interessentanalyse i starten, men glemmer så at følge op og løbende arbejde aktivt med at vinde vigtige interessenter for projektet. Jeg deltog på et tidspunkt i et stort globalt projekt, hvor projektteamet havde en absolut fortrolig interessentanalyse. Vi identificerede nøglepersoner og vurderede deres indflydelse og holdning til projektet. Nøglepersonerne blev inddelt i kategorier – fra ’ambassadør’ til ’terrorist’. Vi arbejdede målrettet på at skabe møder mellem eksempelvis ambassadører og terrorister, som vi vidste havde tillid til hinanden, men var uenige om projektet. Det gav meget håndgribelige resultater, som tildeling af ressourcer og accept af løsninger og flere terrorister rykkede sig i løbet af projektet til at blive ambassadører.

Opbygning af kritisk masse

Når du har overblik over netværket, kan du se modsatrettede interesser, magt og indflydelse – formel såvel som uformel. Sørg for at placere dig midt i netværket og byg bro mellem modsatrettede interesser og bearbejd modstand mod forandringen. Fokuser på at vinde en kritisk masse af positive interessenter for projektet. Det er lidt, som med mikroovns-popcorn – først starter få med at poppe (10% early adoptors). Når de første 10% er poppet, har du nået en kritisk masse, og så går det stærk med de næste 80%. Men der er altid 10%, som aldrig popper. Undgå at fokusere og bruge ressourcer på dem.

Relation til sponsoren

For en projektleder er det uhyre vigtigt at have en god relation til projektets ’sponsor’. Med sponsor mener jeg den topleder, som har beslutningskraft og ressourcer. PROSCI’s benchmark report har år efter år vist, at den vigtigste forudsætning for succes med forandring er topledelsens aktive synlige engagement og støtte til et projekt. Derfor er det vigtigt hele tiden at sikre støtte og hjælp fra sponsoren.

Kommuniker ofte

Kommunikation skaber engagement og opbygger tillid. Efter ledelsens engagement er ’hyppig og åben kommunikation’ nummer to på listen over vigtigste faktorer for succes med forandringsprojekter. Kommunikation handler om at holde folk underrettede og velinformerede og om gennemsigtighed. Hvor langt er vi, hvad er næste skridt, og hvad forventes der. Fakta tilfredsstiller ofte bedre medarbejderes behov for tryghed og viden.

Vis vej, motiver og engager

Vær modig, vis vejen, gå foran og demonstrer dit eget engagement. Beskriv hvordan den fremtidige situation vil være bedre. Vær samtidig følsom overfor medarbejdere, der ikke bare er glade tilhængere. At skabe motivation er også at anerkende valide bekymringer og lytte til kritik. Stressfulde forandringer vil ofte forringe motivation og produktivitet i perioder, og det nytter ikke at affeje reaktioner.

Karaktertræk og evner

Det at udvikle sig som forandringsagent er en kombination af personlig udvikling og udvikling af faglige kompetencer. Personlig udvikling er udvikling af din karakter og integritet. Mange faglige kompetencer kræver en stærk karakter og integritet at mestre. En intens forhandling eller løsning af en fastlåst konflikt kræver både teknik og karakter for at lykkes.

Kend dig selv

En delt opmærksomhed mellem dig selv og de mennesker, du interagerer med, er vigtig for at kunne se, hvordan din person påvirker situationen. Mærk efter hvad du tænker, og hvilke signaler din krop sender til din hjerne om situationen. Banker hjertet hurtigere, hvordan er dit åndedræt, har du sommerfugle i maven? Tilskynder følelserne til at handle hensigtsmæssigt?

Det kræver selvkontrol at gøre noget andet, end du føler for. Selvkontrol kan opøves, ligesom en muskel. Men der er grænser for, hvor meget du kan træne eller bruge den uden pause, hvis den ikke skal blive overanstrengt.

At være forandringsagent er også at kunne tolerere en vis mængde stress. Hvis du ved, at du mangler overskud, vil dine evner som forandringsagent forringes. Det betyder ikke, at du skal opgive, men at det her er endnu vigtigere med pauser og større selverkendelse og selvbevidsthed.

Styrk din indflydelse

Det er en forudsætning for at kunne rykke andre, at du forstår, hvordan du skaber og vedligeholder tillid og et positivt indtryk. Vi har tendens til at tro, at folk, vi har sympati for, også er dygtigere. Det kaldes halo-effekten og er et menneskeligt træk, som hjælper os med at træffe beslutninger om, hvem vi skal stole på – Halo effekten er vel bare den videnskabelige dokumentation for vigtigheden af snakken ved kaffeautomaten, den lille opringning eller at huske de små personlige detaljer.

Forhandling og konflikter

Tag diplomathatten på og find forhandlingsteknikken frem, når magtfulde og indflydelsesrige interessenter skal vindes for projektet. Et godt sted at opfriske sin forhandlingsteknik er hos William Ury, som har formuleret fem skridt:

  1. Tag ikke et nej personligt – hæv dig over egne følelser og se situationen ovenfra.
  2. Undlad at argumentere – se tingene fra deres side, forstå deres perspektiver, lyt, anerkend og stil spørgsmål, som viser din interesse.
  3. Undlad at afvise – omformuler. I stedet for at afvise en modparts argument, kan du omformulere til mere diplomatiske vendinger. Fokusér på muligheder og potentiale.
  4. Undlad at presse – byg bro. Tal dem tilbage til din side, ved at inkludere deres ønsker og behov i løsningen.
  5. Undlad at eskalere – skab læring. Undlad at true eller virke nedladende, spørg ind til konsekvenserne ved ikke at finde en løsning og bliv tydelig om konsekvenserne fra din side.

Kommunikation

Det at skabe engagement og dele visionen for et forandringsprojekt kræver gode kommunikative evner. Det inkluderer personlig gennemslagskraft, præsentationsteknik og spørgeteknik. At forstå forskellige kommunikationsstile og kunne justere sin stil til situationen er utrolig vigtigt for at kunne skabe den nødvendige støtte til projektet.

Teambuilding

MIT har forskere undersøgt forskellige teams for at finde hemmeligheden bag, hvordan man skaber succes med teams. Til forskernes store overraskelse lå nøglen til succes hverken i team-medlemmernes individuelle intelligens, evner eller personlighed. Den lå derimod i teamets kommunikationsmønstre. Måden de tiltalte, spurgte og viste interesse for hindanden på.

Din blinde vinkel

Succesfulde forandringsprojekter kræver mere end god planlægning. Flere af evnerne bruger du helt uden at tænke over det. Ved at blive opmærksom på blinde vinkler, du ikke har givet så meget opmærksomhed hidtil, og evner og karaktertræk, du kan forbedre, er der en chance for, at du bliver en endnu bedre projektleder og forandringsagent.


Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

*

Del

Følg mig

Kontakt mig

Dit navn (skal udfyldes)

Din e-mail (skal udfyldes)

Emne

Din besked